- Hoe kiest u een HRM pakket?
- Welke keuzes moet u maken bij HRM selectie?
- Gebruik de gratis HRM box bij pakketselectie en bekijk hier alle HRM software leveranciers.
Het selecteren van een HRM pakket verloopt volgens dezelfde procedures en methoden als van andere bedrijfssoftware. Met hulp van het Handboek Softwareselectie en andere informatie van het ICT informatiecentrum over het selecteren van bedrijfssoftware, komt u dan ook al een heel eind. Toch zijn er daarnaast diverse aspecten die het kiezen van de best bij uw organisatie passende HRM software bijzonder maken. En lastig zijn! Een aantal van die aspecten leest u hieronder. Voor complete informatie over het bepalen welke softwareoplossing het best past bij uw organisatie en HR afdeling, verwijzen wij u naar de gratis HRM box.
Proces HRM pakket selectie
Het vervangen van HRM software is geen doel op zich. Als de huidige software nog alles doet wat u wenst en nodig heeft, is er geen urgentie deze te vervangen. Anders wordt het als u inmiddels de nadelen van een verouderd HRM systeem ervaart of ontdekt heeft wat de toegevoegde waarde van moderne software is. Dan wordt het tijd om er serieus werk te maken een nieuwe oplossing te vinden.
Grofweg staan u dan drie stadia te wachten: oriëntatie, selectie en implementatie. Als voorbereiding daarop gaat het om het beantwoorden van de vraag wat de doelen zijn die u met de vernieuwing nastreeft. Bij de oriëntatie verdiept u zich in de mogelijkheden van moderne HRM pakketten. Bij de selectie bepaalt u via eerst een longlist en daarna een shortlist welke oplossing u kiest. Bij de implementatie maakt u het systeem werkend, precies zoals de bedoeling was.
HRM software in 9 stappen
Praktische adviezen
Kiezen
Het aanbod van HRM software is groot en het aantal potentiële leveranciers nog groter. Dat maakt het lastig om alles waaruit u kunt kiezen in één overzicht te overzien. Dat hoeft ook niet. De kans is klein dat uw HR afdeling werkprocessen kent die geen ander bedrijf ook heeft. Zonder twijfel is uw organisatie uniek, maar de processen rondom personeel zijn dat hoogstwaarschijnlijk niet. Ofwel, er zullen meerdere HRM systemen zijn die voldoen aan wat u wilt en nodig heeft. Een geruststellende gedachte.
ONDERZOEK HET ACTUELE AANBOD HRM OPLOSSINGEN; DAT GEEFT U DE INZICHTEN DIE NODIG ZIJN VOOR VERSTANDIGE KEUZES
Mogelijkheden kennen
Veel belangrijker in het selectietraject is dat u zich een goed beeld vormt van de mogelijkheden met HRM software. Wensen en eisen opstellen met de kennis die u nu van HRM oplossingen heeft, is niet logisch. Dan loopt u het risico straks een nieuwe oplossing te kiezen die erg veel op de oude lijkt. Beter is het om met HRM specialisten in gesprek te gaan, hun oplossingen te onderzoeken, demo’s te bekijken en samen met hen uw processen te bestuderen (via de HRM box kunt u dat). Dat levert u de nieuwe inzichten op die nodig zijn voor verstandige keuzes. Dan weet u waar u over praat en kunt u uw definitieve keuze straks beter onderbouwen.
Uw ontwikkelingen
De software die u gaat selecteren gaat u voor jaren gebruiken. Het is daarom goed om te kijken naar de lange termijn ontwikkeling van uw organisatie. Met een beeld van uw organisatie over 3 tot 5 jaar kunt u gedachten maken van de rol van de HR afdeling hierin, het soort medewerkers en managers u dan heeft, de grootte van de organisatie, enzovoort. Nu al kunt u vastleggen welke beperkingen van het oude systeem u zeker niet meer terug wilt zien in het nieuwe. Maar ook wat de goede eigenschappen van de huidige oplossing zijn.
HRM software kiezen?
Deze kennis helpt u!
Functionaliteit kiezen
In dit HRM software overzicht ziet u lijst van functionaliteiten van HRM systemen. U zult moeten bepalen welke u wel of niet nodig heeft. U kunt ervoor kiezen relatief eenvoudig te beginnen en nieuwe functionaliteit later toe te voegen. Praktisch alle HRM oplossingen bieden daar mogelijkheden voor. De basis van ieder HRM systeem is het kunnen verwerken van personeelsgegevens en het bijhouden van een elektronisch personeelsdossier. NAW gegevens, contracten, verlofregistratie en verzuimregistratie zijn daar onderdelen van.
Dit kan al een e-HRM oplossing zijn, waarbij u gebruik kunt maken van employee self service (ESS) en management self service (MSS). Voor geavanceerdere functies breidt u de basisfunctionaliteit uit met tijdregistratie, personeelsplanning, competentiemanagement, talentmanagement, beoordelingssystemen en tools voor werving en selectie en assessment. Nog een stap verder zorgt u ervoor dat u het personeelsmanagement laat ondersteunen door data. U voegt dan datagedreven HR of HR analytics toe. Los hiervan staat de keuze in hoeverre uw salarisadministratie onderdeel is van uw HRM pakket.
HRM systeem op maat
Alle keuzes rond functionaliteit staan in het begin nog open. Daarom is het raadzaam een HRM oplossing te kiezen dat u eenvoudig kunt uitbreiden met nieuwe functies, zodra u daar aan toe bent. Dan kunt u altijd beschikken over een HRM systeem op maat, dat past bij de ontwikkelingen van uw organisatie. Speciaal software voor u laten schrijven is zelden echt nodig en betreft hooguit een koppeling met een niet veel voorkomend ander systeem in uw bedrijf.
Maatwerksoftware maakt uw softwareproject onnodig ingewikkeld en maakt u bovendien weer extra afhankelijk van een leverancier. Ofwel, hoe meer u gebruik kunt maken van standaardoplossingen, hoe beter het is. Deze hebben zich al langere tijd bewezen en bieden u qua functionaliteit, veiligheid en kosten de meeste zekerheid.
Budget voor een HRM pakket
Voor iedere organisatie zijn de kosten van belang. Niet vreemd dus dat u ook dat betrekt in de selectie van een HRM pakket. Sinds bijna alle HRM systemen cloudoplossingen zijn, is het eenvoudiger kosten te overzien. De software schaft u immers niet meer aan, de implementatie is hierdoor een stuk minder kostbaar en wat rest is een maandelijks bedrag per user, in dit geval per medewerker of manager.
Vanaf minder dan 10 euro per maand per gebruiker zijn er dan ook oplossingen beschikbaar. Naarmate de functionaliteit toeneemt, stijgen de kosten maar blijven deze zeer redelijk. Initiële kosten voor het omzetten van databases en het configureren van de nieuwe oplossing blijven altijd onvermijdelijk, maar zijn uiteindelijk een fractie van de implementatiekosten van HRM oplossingen die als on premise software lokaal geïnstalleerd wordt.
MET EEN OPTIMALE VOORBEREIDING VERKLEINT U DE KANS OP FOUTEN, MAAKT U BETERE KEUZES EN HOUDT U KOSTEN EN PLANNING ONDER CONTROLE
Wat is nog meer belangrijk bij HRM pakket selectie?
Zonder goede voorbereiding wordt het uitvoeren van een HRM pakket selectie lastig. Door u optimaal voor te bereiden verkleint u de kans op fouten, maakt u betere keuzes en houdt u kosten en planning eenvoudiger onder controle. Lees hier de tips en adviezen van diverse HRM softwarespecialisten daarover.
Techniek ondergeschikt aan functionaliteit
Eisen en wensen moeten goed in kaart worden gebracht. U moet bepalen wat echt nodig is. Techniek is daarbij ondergeschikt aan functionaliteit. Daarnaast is het raadplegen van referenties een goede oriëntatie, maar wel met in achtneming van de eisen en wensen. Een andere organisatie kan namelijk goede ervaringen hebben met een product, maar dit product kan wellicht helemaal niet passen bij de bedrijfsprocessen van de eigen organisatie. In dat geval worden appels met peren vergeleken. Wisenose
Nieuwe HRM software nodig?
Lees deze adviezen!
Creëer een duidelijk doel als organisatie
Belangrijkste is: weten wat je als organisatie wilt bereiken. Is dat met name loopbaanontwikkeling of is dat een juiste salarisverwerking, kostenbesparing of het werven van de juiste medewerker? Of dit allemaal tegelijk? Pas vanuit een duidelijk omlijnd doel kan er een goede selectie plaatsvinden. Zorg daarbij voor vergelijkingsmateriaal, maar wel binnen de van tevoren vastgestelde kaders. Zet je vizier volledig open en sta open voor nieuwe ideeën. SD Worx
Onderzoek de pijnpunten in de organisatie
Eerst de blik naar binnen richten. Dus ontdekken waar nu moeilijkheden of pijnpunten in de organisatie liggen. En wat wil je bereiken? Wil je de administratie efficiënter voeren en alles digitaliseren? Of verlaten goede mensen te snel de organisatie? Of wil je de salarisadministratie zelf in huis halen om zo kosten te besparen? Belangrijke vragen die eerst beantwoord moeten worden, zodat je gerichter een shortlist kunt gaan samenstellen van interessante pakketten. Betrek alle mensen die met het systeem te maken gaan hebben bij deze vragen. Of stel in ieder geval een projectgroep samen.
HRM pakket selectie is beschrijven wat je zoekt
Alvorens op zoek te gaan naar een HRM systeem is het belangrijk om de grote lijnen op te zetten. De doelstelling hierbij is om op één A4tje te beschrijven wat u zoekt, waarom en wat de toegevoegde waarde zal zijn voor de organisatie. Probeer hierbij ook alvast een grove investering te bepalen, wat verwacht u ongeveer uit te gaan geven aan externe maar vooral ook aan interne kosten.
Probeer in eerste instantie te denken zonder grenzen. Er zijn applicaties beschikbaar waarin u alle HRM processen kunt automatiseren en er zijn applicaties beschikbaar die zich op één onderdeel hebben gespecialiseerd.
Ga eens na bij welke processen in de organisatie ook personeelsgegevens worden gebruikt en of integratie mogelijk is. Waarom is bijvoorbeeld het tijdregistratiesysteem of toegangscontrole-systeem een apart systeem? Waarom verwerken we de salarissen intern en besteden we het niet uit? P&A Group
HRM software vinden en selecteren?
Gebruik de gratis HRM box: informatiebron, oriëntatietool én selectiehulp
Meer weten over HRM software?
Gebruik de kennisbank, download gratis boeken en whitepapers of stel ons uw vraag.
Dit is een bijdrage van de redactie van het ICT informatiecentrum. Heeft u suggesties voor interessante artikelen of wilt u uw content hier ook publiceren? Laat het ons weten! Contact
