Elektronisch personeelsdossier
- Centrale en digitale toegang tot uw personeelsgegevens
- Voordelen van het elektronische personeelsdossier voor personeelsinformatie
- Gebruik de gratis HRM box bij pakketselectie en bekijk hier alle HRM software leveranciers.
Het elektronisch personeelsdossier is een belangrijk onderdeel van HRM software en bevat alle documenten en informatie die een relatie hebben met het dienstverband tussen werkgever en werknemer. In plaats van fysieke, papieren personeelsdossiers, bevat het elektronische personeelsdossier alle documenten digitaal. Om die reden wordt het ook aangeduid als digitaal personeelsdossier. De toegang tot het dossier is meestal online mogelijk.
Wat is een elektronisch personeelsdossier?
Het voeren van een goede en betrouwbare personeelsadministratie is een wettelijke verplichting voor iedere werkgever. Belangrijk onderdeel van die administratie is het personeelsdossier. Hierin staat per werknemer alle informatie over deze persoon op één centrale plaats, waaronder alle afspraken die er tussen werkgever en werknemer bestaan en informatie over hoe een personeelslid presteert, functioneert en zich ontwikkelt.
Het elektronisch of digitaal personeelsdossier is een standaard onderdeel van ieder HRM systeem. Met de software is het eenvoudig om alle gegevens actueel te houden en volgens een vast stramien bij te houden en te wijzigen. Daarnaast zorgt de software ervoor dat het personeelsdossier voldoet aan wettelijke regels en dat de opslag van alle data veilig is en aan de AVG kan voldoen.
MET E-HRM SOFTWARE IS HET PERSONEELSDOSSIER OP IEDER MOMENT EN OVERAL ONLINE TE RAADPLEGEN VOOR ZOWEL WERKGEVER ALS WERKNEMER
Voordelen
Bijna altijd maakt het elektronisch personeelsdossier deel uit van e-HRM software. Hierdoor is het dossier op ieder moment en overal online te raadplegen voor zowel werkgever als werknemer. Dit biedt grote flexibiliteit en toegankelijkheid, waardoor de actualiteit van alle informatie gegarandeerd kan blijven.
Door te werken met vaste gebruiksprocedures en templates (sjablonen) worden informatie en documenten eenduidig vastgelegd. Dit vergroot de betrouwbaarheid van alle informatie. Delen die afgeschermd moeten worden van de werknemer, blijven voor hem of haar onbereikbaar. Uit oogpunt van duurzaamheid wordt het verminderde gebruik van papier als voordeel genoemd. Alle opslag en communicatie met betrekking tot het dossier verloopt immers digitaal.
HRM selfservice voor medewerkers en managers
Maak kennis met eHRM, ESS en MSS
Inhoud elektronisch personeelsdossier
Alle basisgegevens van een medewerker zijn onderdeel van het personeelsdossier, zoals NAW gegevens, kopieën van identiteitsbewijzen, gegevens over de sollicitatie en diploma’s en een VOG (verklaring omtrent gedrag). Daarnaast worden afspraken vastgelegd over werktijden, regelingen rond vrije dagen, bonussen, enz. Ook de digitale loonstrook maakt onderdeel uit van het personeelsdossier. Dat geldt ook voor arbeidsovereenkomsten, berijdersovereenkomsten bij een auto van de zaak, verslagen van functioneringsgesprekken, beoordelingen en opleidingsplannen.
Alle documenten worden digitaal opgeslagen, waaronder ook e-mails, contracten, losse documenten, rapportages en alle correspondentie. Wat niet opgeslagen mag worden is informatie over gezondheid, geaardheid en religie. Doel van het elektronisch personeelsdossier is om zoveel mogelijk informatie te bundelen, zodat deze op één centrale plek digitaal voor de betrokkenen beschikbaar is. Het digitale personeelsdossier toont hiermee optimaal de kracht en voordelen van HRM software.
OP ÉÉN CENTRALE PLEK ZIJN ALLE GEGEVENS ONLINE BESCHIKBAAR
Dossier bij ontslag
Helaas eindigt een deel van de dienstverbanden niet vrijwillig. Heeft een werkgever reden om een medewerker te ontslaan, dan zal daarvoor bijna altijd een onderbouwing nodig zijn om het UWV of juristen te overtuigen van de onvermijdelijkheid van het ontslag. Ook hierbij speelt het personeelsdossier een rol. De werkgever kan dan eenvoudiger aantonen wat de historie van het ontslag was, hoe het functioneren was en welke acties al ondernomen zijn om de ontstane problemen voor te zijn en aan te pakken.
HRM software vinden en selecteren?
Gebruik de gratis HRM box: informatiebron, oriëntatietool én selectiehulp
Dit is een bijdrage van de redactie van het ICT informatiecentrum. Heeft u suggesties voor interessante artikelen of wilt u uw content hier ook publiceren? Laat het ons weten! Contact
