Tijdregistratiesoftware en urenregistratiesoftware
|
Deze experts kunnen je helpen!
|
|
Informatie
Zo pak je jullie softwareproject aan
Leveranciers en adviseurs Artikelen over tijd- en urenregistratie ICT nieuwsbrief
|
4 onmisbare bronnen
Oriënteren op nieuwe software? Lees ‘Zo pak je jullie softwareproject aan’.
Hulp of advies nodig? Deze software experts staan voor je klaar!
Alternatief voor deze oplossing? Bekijk de mogelijkheden van HRM software.
Niets missen? Schrijf je in voor de ICT nieuwsbrief.
Wat is tijdregistratiesoftware en wat is urenregistratie?
Waarom tijdregistratie- en urenregistratiesoftware?
Bijna iedere organisatie doet aan tijd- en urenregistratie om op basis daarvan medewerkers, freelancers, opdrachtgevers en opdrachtnemers te kunnen uitbetalen of factureren. Spreadsheets zoals Excel kunnen hierbij behulpzaam zijn, maar hebben te veel beperkingen. Bovendien vraagt Excel veel tijd om bij te houden en is het werken ermee foutgevoelig. Speciaal voor dit doel ontwikkelde tijdregistratiesoftware en urenregistratiesoftware hebben deze nadelen niet en bieden grote voordelen. De software is als losse applicatie beschikbaar of wordt toegepast als onderdeel van een omvangrijkere HRM of ERP software.
Wat is tijdregistratiesoftware?
Tijdregistratie of urenregistratie is nodig als duidelijk en aantoonbaar moet zijn hoeveel tijd er wordt besteed aan bepaalde werkzaamheden. Dat kan in verschillende situaties nodig zijn. Voor werknemers is het noodzakelijk om het aantal gewerkte uren bij te houden, als er overwerk of andere declaraties uitbetaald moeten worden.
Ook kan het nodig zijn om bij te houden of de productiviteit van een medewerker voldoende is. Urenregistratie heeft dan de functie van aanwezigheidsbeheer en kan zelfs gebruikt worden voor personeelsplanning. Soms wordt ook de verlofregistratie als toepassing van urenregistratie gezien.
Urenregistratie bij projecten
Bij de uitvoering van projecten is een nauwkeurige registratie van het aantal gewerkte uren nodig voor de planning van het project (project management), het bewaken van het aantal gecalculeerde uren en het zo nodig uitvoeren van nacalculaties. Als je diensten op uurbasis uitvoert en aan klanten in rekening brengt, is urenregistratie nodig om bij de facturering het juiste aantal gewerkte uren in rekening te brengen. Voor zzp’ers kan urenregistratie nodig zijn om de belastingdienst te bewijzen dat je aan het urencriterium voldoet. Je kan dan van bepaalde fiscale voordelen gebruikmaken.
Wat is het verschil tussen tijdregistratie en urenregistratie?
In de praktijk worden de begrippen tijdregistratie en urenregistratie regelmatig door elkaar gebruikt. De software dus ook. Toch is er een verschil tussen beide. Dat wordt bepaald door de specifieke toepassingen van de software.
- Tijdregistratiesoftware – Bij tijdregistratiesoftware ligt het accent op het bijhouden van de exacte werktijden van medewerkers. Je gebruikt deze software om te controleren wanneer medewerkers beginnen en stoppen met werken. Deze software is vaak gekoppeld aan systemen voor toegangscontrole en helpt je bij het handhaven van werktijden en afspraken daarover.
- Urenregistratiesoftware – Bij urenregistratiesoftware gaat het voornamelijk om het bijhouden van hoeveel tijd iemand besteedt aan specifieke taken of projecten. Toepassingen zijn vooral bij dienstverlenende bedrijven waar uren aan klanten worden gefactureerd, zoals het geval is bij advocatenkantoren, consultancybureaus, IT bedrijven, de bouw, servicebedrijven of marketingbureaus. Urenregistratiesoftware helpt bij het beheren van projectbudgetten, het samenstellen van facturen op basis van de gewerkte uren en het analyseren van de productiviteit van medewerkers.
Functies en toepassingen van tijd- en urenregistratiesoftware
Welke functies heeft tijdregistratiesoftware?
De functionaliteit van tijdregistratiesoftware betreft diverse aspecten:
- Inklokken en uitklokken – Medewerkers kunnen in- en uitklokken aan het begin en eind van hun werkdag of rondom pauzes. Dit helpt je bij het nauwkeurig vastleggen van werkuren van medewerkers.
- Realtime toegangscontrole – Door de software te integreren met toegangscontrolesystemen kan je ieder moment monitoren wie het gebouw binnenkomt of verlaat.
- Compliancerapportage – Tijdregistratiesoftware helpt je bij het naleven van arbeidswetten. Het legt bovendien alle hierover data vast, waardoor je nauwkeurige rapporten kan samenstellen over werktijden en overuren.
- Afwezigheidsbeheer – Aanwezigheid en afwezigheid worden gedetecteerd, waardoor ook het beheer van vakanties, ziekteverlof en andere vormen van afwezigheid mogelijk is.
- Integratie met HRM software – Meestal is het mogelijk data te synchroniseren met je overkoepelende HRM software, waarin je bijvoorbeeld ook loonadministratie en personeelsbeheer hebt ondergebracht.
Welke functies heeft urenregistratiesoftware?
De functionaliteit van urenregistratiesoftware omvat onder andere:
- Bijhouden van projecttijd – Urenregistratiesoftware stelt gebruikers in staat om de tijd die aan specifieke projecten of klanten wordt besteed, nauwkeurig bij te houden. Deze informatie is noodzakelijk voor de facturering.
- Taakregistratie – Je medewerkers kunnen de uren noteren dat zij aan specifieke taken en activiteiten werken. Dit geeft je inzicht in productiviteit en projectvoortgang.
- Facturering – Met de software is het mogelijk om direct facturen te maken op basis van de geregistreerde uren. Het facturatieproces wordt hierdoor een stuk sneller en eenvoudiger.
- Rapportage en analyses – Je kan gedetailleerde rapporten samenstellen over de bestede tijd per project, taak of medewerker. Dit geeft je waardevolle inzichten voor projectmanagement en budgettering.
- Flexibele toegang – Aangezien het bijna altijd een cloudoplossing betreft, is de software eenvoudig overal te gebruiken via je laptop, tablet of smartphone.
Online tools en apps
Veel HRM software voorziet in functionaliteit voor tijdregistratie. Maar veel tijdregistratiesoftware is ook als losse applicatie beschikbaar als tool op je laptop of als app op je telefoon. Groot voordeel van mobiele apps is dat de interactie tussen medewerkers en hun leidinggevenden of opdrachtgevers heel eenvoudig en effectief is. Zij voeren hun aantal gewerkte uren in en de manager of opdrachtgever krijgen hier een notificatie van. Vervolgens kunnen leidinggevenden of opdrachtgevers het aantal gewerkte uren accorderen, waarna de afgesproken afhandeling en betaling kan plaatsvinden.
Alternatieve oplossingen voor tijdregistratie en urenregistratie
Tijdregistratie en urenregistratie zijn niet exclusief voorbehouden aan HRM software. Naast losse tools kom je oplossingen voor tijdregistratie ook tegen in ERP software, project management software, boekhoudsoftware en CRM software. Maar ook in andere bedrijfssoftware die projectmatige processen ondersteunt en waar tijdsplanning een belangrijk aspect is. Voor diverse eenvoudige toepassingen wordt zelfs nog veel gebruik gemaakt van Excel. Veel meer dan het bijhouden van uren kan daar niet mee, maar als dat het enige doel is, kan het gebruik van Excel voldoende zijn.
Tijd- en urenregistratiesoftware leveranciers
Overzicht van leveranciers en adviseurs
Tijdregistratiesoftware en urenregistratiesoftware bestaat als losse applicatie, maar bijna ook altijd als onderdeel van een grotere HRM oplossing. Separate software heeft als voordeel dat alle functionaliteit volledig in het teken staat van tijdregistratie en urenregistratie. Koppelen met HRM software kan dan altijd nog. Bekijk hier de verschillende oplossingen en leveranciers.
Extra informatie over tijd- en urenregistratiesoftware
Ontdek meer over tijdregistratiesoftware en urenregistratiesoftware via deze artikelen:
10 Manieren om je facturatiecyclus te verkorten met urenregistratiesoftware (Clockassist)
Uren berekenen in Excel (Keeping)
De grootste fouten bij urenregistratie (Projecthours)
Vijf tips om weerstand op digitale urenregistratie weg te nemen (Yoobi)
5 redenen waarom urenregistratie cruciaal is voor jouw organisatie (Simplicate)
Lees verder
Oriënteren op nieuwe software? Lees ‘Zo pak je jullie softwareproject aan’.
Hulp of advies nodig? Deze software experts staan voor je klaar!
Alternatief voor deze oplossing? Bekijk de mogelijkheden van HRM software.
Niets missen? Schrijf je in voor de ICT nieuwsbrief.
Ook interessant
HRM software
Workforce management software
Salarissoftware
ERP software
Project management software
